INTRODUZIONE
La passione per il nostro lavoro guida ogni nostra azione. Vogliamo prenderci cura delle persone e costruire rapporti autentici, basati sulla trasparenza, sull’ascolto attivo e sull’empatia.
Spirito di squadra, cortesia, disponibilità e concretezza guidano il nostro modo di operare, rispettando e valorizzando i punti di vista e le esperienze altrui perché pensiamo che la nostra innovazione e il nostro miglioramento nascano dal confronto.
Solidarietà e inclusione sono altrettanto importanti per noi. Vogliamo che chiunque possa essere messo in grado di raggiungere le proprie aspirazioni.
Il territorio a cui apparteniamo è il fornitore delle risorse con cui entriamo in relazione e operiamo quotidianamente, con rispetto e spirito di servizio, per costruire relazioni di fiducia e collaborazioni efficaci per affrontare le sfide che ci attendono.
Infine, con molto senso di responsabilità, integrità, compostezza, ma anche con tanta determinazione, aspiriamo a concorrere al miglioramento e al progresso del nostro Paese.
OBIETTIVI DEL PRESENTE CODICE ETICO
La mission di Line Office è quella di progettare e realizzare luoghi di lavoro eleganti ed idonei alle esigenze dell’individuo.
Questo può avvenire solo fornendo ai clienti un servizio di elevata qualità, operando per lo sviluppo del business e l’impiego di tecnologie sempre più efficienti ma compatibili con l’ambiente e la sicurezza. Attraverso queste attività Line Office intende:
– creare valore per la società e svilupparla a lungo termine;
– contribuire al benessere e alla crescita professionale dei propri dipendenti e collaboratori;
– trasferire elementi di innovazione e di progresso economico e civile ai settori di riferimento ed alla Comunità in generale, nel pieno rispetto dei valori primari dell’azienda, cioè l’etica e la legalità.
L’integrità morale è un dovere di tutti coloro che lavorano in Line Office cosa che caratterizza i comportamenti di tutta la sua organizzazione interna ed esterna. A tale fine, il presente Codice Etico è stato elaborato proprio per assicurare che i valori etici fondamentali siano ben identificati e definiti con chiarezza in quanto devono costituire la base della nostra cultura aziendale nonché lo standard di comportamento di tutti i Destinatari nella conduzione delle proprie attività.
STRUTTURA DEL PRESENTE CODICE ETICO
Il Codice Etico di Line Office si compone di tre parti:
- I Principi Etici;
- Le Regole di Comportamento;
- Le Norme di Attuazione.
Il presente Codice Etico trova applicazione in tutte le attività di Line Office ed è vincolante per i comportamenti dei Destinatari (di seguito anche Collaboratori) e più precisamente degli amministratori, del management, dei dipendenti, dei Collaboratori interni e dei consulenti.
Line Office si impegna a richiedere che i principi del presente Codice Etico siano osservati anche da tutti coloro (partner, fornitori, clienti, collaboratori esterni, consulenti, agenti di vendita) con i quali essa entri in contratto in relazione al perseguimento dei propri obiettivi.
1. PRINCIPI ETICI
1.1 ETICA NELLA CONDUZIONE DEGLI AFFARI E DELLE ATTIVITA’ AZIENDALI
Legalità – Tutti i Collaboratori sono tenuti al rispetto delle leggi e normative vigenti nei Paesi in cui operano, del presente Codice Etico e delle norme interne aziendali, applicandole con rettitudine ed equità.
Integrità – Nei rapporti con i terzi, Line Office si impegna ad agire in modo corretto e trasparente evitando informazioni ingannevoli e comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da altrui posizioni di debolezza o di non conoscenza. Pertanto Line Office, nella ricerca della massimizzazione dei propri risultati economici e finanziari, è impegnata a stabilire corrette relazioni commerciali con i terzi e con i fornitori, instaurando rapporti duraturi con clienti e adeguati riconoscimenti del contributo dei propri Collaboratori.
Lealtà – I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri Collaboratori e quelle tra questi ultimi devono essere improntati alla massima lealtà, che consiste nella fedeltà alla parola data, nell’agire con senso di responsabilità, nella valorizzazione e nella salvaguardia del patrimonio aziendale e nell’applicazione di un’attitudine di completa buona fede in ogni attività o decisione.
Onestà e correttezza – Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo o natura, i Collaboratori di Line Office sono tenuti a rispettare con la massima diligenza le leggi vigenti mantenendo sempre una linea di condotta onesta. In nessun caso il presunto perseguimento dell’interesse o del vantaggio per la società può giustificare un operato non conforme alle leggi. Tutte le azioni di Line Office devono essere quindi effettuate garantendo correttezza, completezza, uniformità e tempestività d’informazione, secondo le linee dettate dalle leggi e dalle migliori prassi del mercato.
Rispetto della dignità delle persone – Line Office rispetta i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale e garantendo eguali opportunità. Nelle relazioni interne che esterne non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio basato su opzioni politiche, sindacali, religione, razza, nazionalità, età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute e in genere qualsiasi altra caratteristica intima della persona umana. Line Office si adopera anche affinché, nell’ambito delle proprie attività, i diritti previsti dalla “Dichiarazione dei diritti dell’uomo” siano garantiti nei diversi luoghi in cui opera.
Trasparenza – Line Office considera imprescindibili per la conduzione dei suoi affari e per la vita aziendale la veridicità, la completezza e l’accuratezza delle informazioni che sono fornite sia all’interno che all’esterno della società.
Qualità dei servizi – Line Office orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti.
Libertà di mercato – Line Office conforma la propria attività alla salvaguardia dei principi di corretta concorrenza e libertà di mercato.
1.2 ETICA DEL LAVORO, TUTELA E VALORIZZAZIONE DEI COLLABORATORI
Valore dei collaboratori – I Collaboratori di Line Office sono indispensabili per il successo della società, che, per questo motivo, tutela e promuove il valore dei Collaboratori allo scopo di massimizzare il grado di soddisfazione ed accrescere il patrimonio di competenze possedute. Pertanto, nella gestione dei rapporti che implica l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Line Office richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa in qualunque modo ledere la dignità personale e la professionalità del collaboratore.
Impegno al miglioramento – I Collaboratori si impegnano nei confronti di Line Office a dare il meglio delle loro competenze professionali e migliorarle continuamente.
Riservatezza – I Collaboratori si impegnano a trattare ogni informazione ottenuta in relazione alla prestazione dell’attività lavorativa come informazione riservata e a non divulgarla se non per lo svolgimento dell’attività, ma sempre nel rispetto del principio di trasparenza.
Assenza di conflitto di interessi – I Collaboratori assicurano che ogni decisione è presa nell’interesse della società e devono pertanto quindi evitare in modo assoluto qualsiasi situazione di conflitto di interessi tra attività personali e mansioni ricoperte nella società che possa intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro – Line Office promuove condizioni e ambienti di lavoro che tutelano l’integrità psicofisica delle persone e favoriscano propositività, creatività, partecipazione attiva, capacità di lavorare in team e assunzione di responsabilità. Line Office crede nell’importanza di garantire un ambiente di lavoro nel quale ogni essere umano goda di condizioni di assoluta dignità e rispetto, pertanto attua tutte le misure necessarie e possibili affinché non sia mai attuata alcuna discriminazione o condizionamento. Line Office quindi garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi Collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori. Line Office svolge la propria attività con condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che sia assicurata un’adeguata prevenzione infortunistica e un ambiente di lavoro salubre e sicuro e allo stesso tempo si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri Collaboratori la cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i Collaboratori stessi.
Sviluppo professionale – Line Office si impegna a mettere a disposizione dei Collaboratori adeguati strumenti ed opportunità di crescita professionale.
1.3. IMPEGNO PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE
Per Line Office la tutela dell’ambiente è un valore fondamentale della collettività ed è compatibile con lo sviluppo aziendale, pertanto si impegna a operare nel rispetto delle normative vigenti applicando le tecnologie disponibili oltre a promuovere e programmare uno sviluppo delle proprie attività volto a valorizzare le risorse naturali, preservare l’ambiente per le generazioni future e a promuovere iniziative per una diffusa tutela dell’ambiente.
2. REGOLE DI COMPORTAMENTO
Fermo restando i principi etici riportati nella prima parte, di seguito sono illustrate le Regole che hanno lo scopo di indicare i comportamenti da tenersi nello svolgimento delle varie attività aziendali al fine di rispettare i contenuti dei principi già citati.
2.1 RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI E LE AZIENDE PUBBLICHE
I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono improntati alla massima legalità, trasparenza e correttezza. In particolare, Line Office intrattiene le necessarie relazioni, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite, con spirito di massima collaborazione con le Amministrazioni dello Stato, le Regioni e gli Enti Locali. Le relazioni con gli esponenti delle istituzioni pubbliche sono quindi svolte nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e delle norme interne e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della società.
Nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a pubblici funzionari con la finalità di promuovere o favorire interessi di Line Office, anche a seguito di illecite pressioni; inoltre, nessun Collaboratore può eludere le suddette prescrizioni ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di incarichi, consulenze, eccetera, abbiano invece le stesse finalità già sopra vietate.
L’offerta di omaggi, regali e altre forme di benefici deve avvenire secondo quanto previsto dalla prassi aziendale dei rapporti istituzionali/imprenditoriali e dalle normali consuetudini in occasione, per esempio, delle principali festività o in caso di eventi. In via generale i regali offerti non devono essere rivolti a ottenere trattamenti di favore per la Società che comportino la violazione di norme di legge o il configurarsi di situazioni in contrasto con le disposizioni contenute nel presente Codice Etico, bensì devono essere finalizzati a promuovere l’immagine e la reputazione di Line Office rientrando sempre tra le normali pratiche istituzionali, commerciali e di cortesia: sono da ricomprendere, per esempio, nella prassi aziendale relativa ai rapporti istituzionali/aziendali gli oggetti realizzati in occasione delle festività.
2.2 PRINCIPI DI CONDOTTA DA OSSERVARE NEI RAPPORTI CON LE AZIENDE PRIVATE
Line Office favorisce lo sviluppo dei settori economici coinvolti o rappresentati nelle proprie iniziative. Nella conduzione di rapporti d’affari con aziende private i Collaboratori devono agire secondo i principi della correttezza professionale, dell’efficienza e dell’efficacia. In particolare, essi sono tenuti, oltre a quanto sopra detto per ciò che concerne i rapporti con le Istituzioni Pubbliche, a fornire agli interlocutori tutte le informazioni necessarie per compiere una valutazione consapevole dell’oggetto delle trattative e a selezionare le controparti secondo criteri di affidabilità, professionalità ed eticità delle stesse. Line Office aspira a soddisfare le migliori e legittime aspettative dei propri clienti fornendo loro servizi e prodotti di qualità nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenza e del mercato. Nell’ambito delle relazioni con i clienti tutti i Collaboratori di Line Office sono impegnati a:
– applicare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti al fine di conseguire l’obiettivo di sviluppare e mantenere con essi favorevoli e durature relazioni;
– non discriminare arbitrariamente i clienti né cercare di sfruttare indebitamente posizioni di forza a loro svantaggio;
– operare nell’ambito delle leggi e normative vigenti;
– rispettare gli impegni e gli obblighi assunti nei confronti dei clienti;
– adottare un comportamento nei confronti della clientela improntato a efficienza, collaborazione e cortesia;
– fornire informazioni accurate, complete e veritiere in modo da consentire al cliente una decisione consapevole;
– attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altra natura;
– segnalare tempestivamente qualsiasi comportamento che appaia contrario ai principi del Codice Etico.
2.3 PRINCIPI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI DA OSSERVARE CON I FORNITORI
I fornitori hanno un ruolo fondamentale nella competitività di Line Office sul mercato. Vengono quindi selezionati fornitori che possiedono le migliori caratteristiche in termini di qualità, innovazione, costo, servizio, affidabilità e continuità nel tempo. Ai Collaboratori di Line Office viene pertanto chiesto di selezionare i fornitori secondo le procedure aziendali e tenendo conto dei principi del presente Codice Etico; essi sono incoraggiati a creare e mantenere trasparenti e collaborative relazioni con i fornitori, nonché ad agire sempre nel migliore interesse della società.
In particolare, i Collaboratori, soprattutto quelli addetti a tali processi, devono:
– osservare le procedure interne per la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori;
– operare nell’ambito delle leggi e normative vigenti;
– verificare e monitorare il possesso dei necessari requisiti di attendibilità commerciale professionale dei Fornitori;
– applicare le condizioni contrattualmente previste;
– mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le migliori consuetudini commerciali;
– richiedere ai fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico con l’impegno ad osservarli nell’ambito dei rapporti con Line Office e a non attuare alcun comportamento che induca in qualsiasi modo la società o i Collaboratori a violare tali principi;
– segnalare tempestivamente qualsiasi comportamento che appaia contrario ai principi del Codice Etico.
Tutti i fornitori di Line Office saranno tenuti a rispettare i principi del Codice Etico nei rapporti con la società.
2.4 RAPPORTI CON PARTITI POLITICI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI ED ENTI/ASSOCIAZIONI
Line Office si astiene da qualsiasi forma di pressione indebita, diretta o indiretta, su esponenti politici o sindacali, anche realizzata attraverso i propri Collaboratori o consulenti a qualsiasi titolo. I Collaboratori non possono svolgere attività politica durante l’orario di lavoro oppure utilizzare beni o attrezzature della società per tale scopo; dovranno, inoltre, chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali, non rappresentando, pertanto, l’opinione e l’orientamento dell’azienda. Nei rapporti con altre associazioni portatrici di interessi (per esempio associazioni di categoria, organizzazioni territoriali, ambientaliste, ecc.) nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere o ricevere beni in natura o altri benefici a titolo personale per promuovere o favorire interessi della società. Line Office può aderire, nell’ambito di autonoma valutazione, alle richieste di contributi limitatamente a proposte provenienti da istituzioni, enti e/o associazioni non profit, oppure che siano di notevole valore istituzionale, culturale o benefico. In ogni caso, nell’eventuale scelta delle proposte cui potrebbe aderire, Line Office presta sempre e comunque particolare attenzione a eventuali situazioni di possibile conflitto di interessi.
2.5 RAPPORTI CON LA COLLETTIVITA’
Data la peculiarità del settore di competenza nel quale opera Line Office si impegna affinché l’atteggiamento del management della Società sia sempre improntato al dialogo e all’ascolto. Line Office è altresì consapevole dell’importanza dell’impatto economico, sociale e territoriale generato dalla propria attività e pertanto tutto il suo management deve operare ispirandosi ai seguenti criteri:
– Line Office può fornire contributi e sponsorizzazioni per sostenere iniziative riguardanti strettamente il settore sportivo proposte da istituzioni, enti pubblici e privati, da associazioni senza fini di lucro regolarmente costituite ai sensi di legge e che promuovano i principi etici della società.
– Eventuali sponsorizzazioni o contributi possono riguardare eventi e iniziative a carattere istituzionale, sociale, politico culturale, sportivo e artistico, in Italia e all’Estero, e possono essere finalizzate anche a favorire l’esportazione, alla realizzazione di studi, ricerche, convegni e seminari, aventi ad oggetto tematiche riguardanti strettamente il settore sportivo.
– Considerato l’alto valore dell’attività sportiva nello sviluppo integrale della persona, Line Office dedica particolare attenzione ai messaggi da trasferire ai minori, sia nell’organizzazione che nella comunicazione
2.6 RAPPORTI CON I MASS MEDIA E SOCIAL MEDIA
Line Office riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni.
Per tale ragione essa gestisce i rapporti con i suoi interlocutori ispirandosi al principio di trasparenza e impegnandosi a informare costantemente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività. Line Office si impegna a rendere pubbliche, con strumenti propri o attraverso la diffusione di informazioni ai media, le informazioni utili alla comprensione delle attività svolte e dei programmi futuri dell’azienda. Per la delicatezza di quest’ultimo compito, l’attività di comunicazione e di divulgazione di notizie relative all’operato della società è riservata esclusivamente alle funzioni competenti. I Collaboratori devono astenersi, inoltre, dal diffondere notizie false o fuorvianti che potrebbero anche indirettamente trarre in inganno la comunità. Line Office, consapevole che l’utilizzo dei social media (o social network) è diventato un importante strumento di comunicazione e che può costituire un fattore di sviluppo del business, auspica l’ottimizzazione delle opportunità derivanti da queste nuove piattaforme tecnologiche, ma impegna le sue persone, a qualsiasi livello, a minimizzare i rischi potenziali che possono derivare da un utilizzo improprio, incauto o inconsapevole delle stesse.
Ai Collaboratori, fatti salvi i casi di attività condotte per il ruolo aziendale assegnato ovvero di specifica autorizzazione della struttura aziendale competente, non è consentito discutere di argomenti che riguardano informazioni riservate dell’azienda.
2.7 RAPPORTI CON IL PUBBLICO E GLI OPERATORI
Line Office può prendere parte a manifestazioni fieristiche dedicate sia al pubblico generico sia ad operatori del settore. Nell’ambito di questa attività Line Office si impegna a rispettare le normative e delle direttive delle Autorità pubbliche da parte dei propri clienti e dei visitatori.
2.8 POLITICHE DI GESTIONE DEI COLLABORATORI
Line Office favorisce e presta attenzione alla crescita professionale e personale dei propri Collaboratori. Conformemente ai principi etici che informano la sua attività, Line Office tutela l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti, garantendo agli stessi condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Nell’ambito del rapporto di lavoro, i rapporti tra i dipendenti, qualunque sia il loro livello di responsabilità nell’organizzazione aziendale, saranno improntati a reciproca correttezza, rispetto ed educazione; in armonia con la dignità dei dipendenti, i loro superiori impronteranno i rapporti con i dipendenti stessi alla massima correttezza e rispetto.
Line Office non ammette che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti offensivi dell’altrui dignità specialmente se motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute, o da qualunque altro motivo di natura discriminatoria. Line Office esige espressamente che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali:
– la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di lavoratori;
– l’ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
– l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.
Line Office inoltre non ammette e non tollera nella maniera più assoluta e categorica le molestie sessuali; altresì non tollera che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o lesivi della sfera fisica e morale della persona. Line Office predispone un ambiente lavorativo ricettivo nel quale si stimola la proposizione dei contributi professionali dei singoli e si adopera per coinvolgere le persone nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti. Le politiche di selezione, di retribuzione e di formazione dei dipendenti sono ispirate a criteri di professionalità, di competenza e di merito, rifiutando ogni tipo di discriminazione o pressioni di qualsiasi tipo.
Sulla base dello stesso principio Line Office si aspetta che il management, i dipendenti e i Collaboratori tutti agiscano sempre con imparzialità, evitando qualsiasi disparità di trattamento, e che si adoperino al meglio per il mantenimento di un clima interno rispettoso delle dignità e della personalità individuale.
Le assunzioni in Line Office avvengono nel pieno rispetto di tutte le norme legali e contrattuali e delle procedure interne, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro. Ogni Collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate e ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per Line Office. In particolare il Collaboratore deve:
– operare con diligenza per tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili;
– evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o pericolo per la società;
– non inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati o indesiderabili o irrispettosi del normale contegno, che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine di Line Office;
– non navigare su siti Internet con contenuti indecorosi e offensivi;
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere le funzionalità e la protezione del sistema informativo;
– evitare di caricare sui sistemi aziendali software non autorizzati e non fare mai copie non autorizzate di programmi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi.
2.9 TRASPARENZA DELLA CONTABILITA’, POLITICHE DI CONTROLLO DI GESTIONE E ADEMPIMENTI FISCALI
Line Office rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla propria gestione, conservando traccia di ogni operazione intrapresa, al fine di consentirne la registrazione contabile, la ricostruzione delle motivazioni e, col preciso scopo di correggere l’errore e migliorare la qualità del proprio lavoro, l’individuazione delle cause. Line Office fornisce una rilevante importanza alla trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nel limite del possibile, frodi a proprio danno. Le rilevazioni contabili e i documenti che da essa derivano devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, devono altresì riflettere la natura dell’operazione cui fanno riferimento nel rispetto dei vincoli esterni (norme di legge, principi contabili), nonché delle politiche, dei piani, dei regolamenti e delle procedure interne; inoltre, devono essere corredati dalla relativa documentazione di supporto necessaria a consentire analisi e verifiche obiettive. Le rilevazioni contabili devono consentire di produrre situazioni economiche, patrimoniali e finanziarie accurate e tempestive destinate sia all’interno (per esempio: report per il controllo, report di analisi dati, ecc.) sia all’esterno della società (bilanci, documenti, informativi, ecc.). Tutti i Collaboratori sono tenuti ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente, in modo che il sistema amministrativo contabile possa conseguire tutte le finalità sopra descritte; al tal fine i Collaboratori, in base ai ruoli e alle competenze ricoperte, devono:
– identificare, rilevare e rappresentare in modo veritiero e corretto tutti i fatti di gestione nel pieno rispetto della disciplina civilistica e della normativa fiscale, aggiornando e conservando i relativi documenti;
– provvedere all’elaborazione delle situazioni e dei documenti contabili richiesti dalla Società di Revisione, dal Collegio Sindacale e/o dall’Organismo di Vigilanza;
– tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo con le Autorità fiscali, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali in tutte le attività finalizzate alla predisposizione, sottoscrizione e trasmissione delle dichiarazioni contabili e fiscali, anche avvalendosi di consulenti esterni di comprovata competenza e professionalità, al fine di garantire il corretto e puntuale versamento delle imposte dovute;
– osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni previste in materia fiscale e garantire la veridicità e la completezza dei dati esposti in tutte le dichiarazioni di natura contabile/fiscale;
– garantire la trasparenza nei rapporti con i fornitori, i consulenti e i clienti nonché l’effettività delle vendite/forniture/prestazioni rispetto alle fatture emesse e ricevute;
– garantire la corretta e tenuta e archiviazione delle scritture contabili e dei documenti di cui è obbligatoria la conservazione al fine di garantire una corretta ricostruzione dei redditi e del volume di affari;
– ottemperare, nel rispetto delle scadenze previste, gli adempimenti fiscali e tributari, nonché ai provvedimenti di riscossione emanati dalle Autorità competenti.
I revisori e gli organi di controllo della società devono avere libero accesso ai dati, ai documenti e alle informazioni necessarie per poter svolgere le loro attività.
2.10 AMBIENTE, SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO
Line Office gestisce le sue attività puntando al massimo nel campo della tutela dell’ambiente, della salute e della sicurezza sul lavoro, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in questa materia. A tale fine si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di ambiente, salute e sicurezza sul lavoro e promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.
Per dare attuazione alla politica ambientale e della sicurezza, Line Office si pone l’obiettivo di:
– adottare sistemi di gestione ambientale e di gestione della salute e sicurezza sul lavoro in linea con le previsioni normative vigenti;
– curare la formazione continua e la sensibilizzazione del proprio management e di tutto il personale sulle tematiche ambientali e di sicurezza;
– chiedere ai propri Collaboratori e ai terzi, che si trovino all’interno dei luoghi di lavoro di Line Office, di evitare di sottoporre gli altri al disagio provocato dal fumo passivo, in linea con le disposizioni di legge.
2.11 ANTIRICICLAGGIO E CONTRASTO AL FINANZIAMENTO AL TERRORISMO
Line Office esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, impegnandosi a rifiutare categoricamente di attuare qualsivoglia operazione sospetta di riciclaggio/finanziamento al terrorismo. Line Office pone il divieto più assoluto a tutti i suoi Collaboratori di realizzare operazioni che possano comportare finanziamenti al terrorismo o riciclaggio/reimpiego/autoriciclaggio di proventi da attività criminali o illecite, in qualsiasi forma o modo.
I Collaboratori sono tenuti:
– a verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, sui fornitori, sui partner e sui consulenti, al fine di appurare la loro totale rispettabilità e la legittimità della loro attività, ancora prima di instaurare rapporti d’affari con costoro;
– ad operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali ovvero il finanziamento al terrorismo, agendo quindi nel pieno rispetto della normativa vigente;
– ad osservare le limitazioni sull’uso del contante ai sensi del D. Lgs.231/2007, rispettando anche le norme interne a tale scopo definite.
3. ATTUAZIONE DEL PRESENTE CODICE ETICO
3.1 COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
Il Codice Etico è portato a conoscenza dei Collaboratori interni ed esterni e dei partner tramite i vari strumenti a disposizione della società.
3.2 SEGNALAZIONI/AZIONI DEI COLLABORATORI
Tutti i collaboratori di Line Office possono segnalare, per iscritto o per via telematica – comunque in forma non anonima – ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico alla direzione che provvederà ad un’analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione, relazionando poi, per le valutazioni competenti, la direzione competente. È assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e quelli legati all’attività di approfondimento della segnalazione.
3.3 VIOLAZIONI DEL PRESENTE CODICE ETICO
L’osservanza delle norme contenute nel presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti di Line Office, nonché per i collaboratori della società con riferimento al rapporto contrattuale in essere.
Line Office si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, equità, imparzialità e uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro.
In particolare, in caso di violazioni del Codice Etico compiute dai dipendenti, i relativi provvedimenti saranno adottati e le relative sanzioni saranno irrogate nel rispetto dell’art. 7, della Legge n. 300 del 20 maggio 1970, della normativa vigente e di quanto stabilito dalla contrattazione collettiva in vigore.
